タスク管理が苦手だった自分の人生を好転させてくれた生産システムとは（Notion×GTD）
👋 はじめに
こんにちは！Notionアンバサダーのとうまろです。 今回は、実際に僕がタスク管理として運用しているGTDについて解説したいと思います。公開しているテンプレートも最後に紹介するので興味のある人はぜひ見てみてください。
📚 GTDとは
有名な手法なのでご存じの方も多いとは思いますが改めて。 GTD（Getting Things Done）とは、David Allen（デビッド・アレン）によって開発された、あなたの人生や仕事へのアプローチを根本から見直す、個人の生産性を高めるための方法です。
僕はちょうど２年に前にNotionを始め、間もなくGTDと出会いこれまでGTDのタスク管理を実践・研究し続けてきました。
💭 GTDを２年運用して実感していること
僕はGTDを始めるまではタスク管理が得意ではありませんでした。 会社員時代はチームのタスクはJIRA、個人のタスク管理はTrelloで行っていましたが便利そうだから何となく使っていたというレベルです。 今でも時間管理やタスクの整理が得意だと思ってはいません。 だからこそこの確立されたメソッドとNotionのシステムが僕には必要で、GTDを身につけていく過程で自分のやりたいこともどんどん進むようになりました。
実際にGTDを実践していく中でカスタムレイアウトや数式のアップデート、オートメーション、チャート機能といったNotionのアップデートもあり、システムも改善しながらやってきました。 ですがGTDの原則は何一つ変わっていません。 システムが難しくなっても原点の考え方を振り返ることが大事だと思っています。今回は特に以下の運用面をメインに解説していきたいと思います。
- インボックスの運用
- 今日のプランニング
- タスクの選択と実行
🔄 GTD実践のための５ステップ
まず、GTDを実践していくには以下の５つのステップを踏んでいく必要があります。
- 把握する
- 見極める
- 整理する
- 更新する
- 選択する
GTDのワークフローに当てはめると以下のような図になります。
GTDのワークフロー
GTDの５ステップについての詳細は以下の動画の前半部分で解説しています。（後半はテンプレートの構築解説）
最終的にタスクを仕分けすると以下の5つのリストが出来上がります。
リストはそれぞれNotionのリンクドビューを使って表示させています。 カレンダーリストはカレンダービュー、プロジェクトリストはプロジェクトDBで別途管理します。
次にとるべき行動に仕分けされたタスク
上記仕分けのために重要なインボックスの解説をします。
📥 インボックスの重要性
僕がGTDを実践していて一番効果が大きいと思っているのがインボックスです。僕は忘れっぽく、注意が散漫ですぐに別のことを始めてしまいます。なので頭の中で気になることがあったらすぐにインボックスに入れてすぐに行動はしない、ということを心がけるだけでだいぶ精神が安定するようになりました。
インボックスのメリット
- 頭の中を空にして目の前の事に集中できる
- アイデアを忘れることがなくなる
- 入れたものを必ずやらなくてもいい
📝 インボックスへの収集について
タスクの収集（把握する）はテンプレートのボタン機能を使って素早くインボックスに入れます。また、スマホからはNotionのクイックメモ（＋ボタンウィジェット）を使って収集しています。
❓ インボックスに入れた後は？
インボックスにはたくさんの情報が入っていますがこれをどう仕分けたらいいでしょうか？ GTDのインボックス整理にはいくつかの原則があります。
ＧＴＤインボックス整理のコツ
- インボックスは定期的に空にする インボックスは頭の中のもやもやなので、必ず定期的に空にする必要があります。やる時間は決めなくてもいいですが１週間だと長すぎるのでできれば毎日、ちょっとした空き時間などにポチポチつぶしていくと良いです。
- 上から順番に１つずつ処理する 「好きな事」、「やりたい事」を先に選ばないよう上からやりましょう。そうしないといつまでもインボックスを空にすることができません。
- 緊急性は考えない 本当に緊急のものはインボックスに書き出して「今日やる」ボタンを押してすぐに実行に移します。
「今日やる」ボタンを押すと実施予定日が今日になる
- インボックスには戻さない 意思決定にはコストがかかるため、一度「次にとるべき行動」に入れたものは必ずやるというスタンスで選択しましょう。ですが人間は完ぺきではないし、タスクの重要性も時間とともに変化します。このタスク選択の柔軟性についてはまた後半で解説します。
🗂️ タスク選択のための整理
「次にとるべき行動」への選択と、最終的にそのタスクを選択して実行するための判断材料として「文脈」というプロパティを作っています。
文脈プロパティ
文脈プロパティそれぞれの意味
僕はタスクに集中力を要するか、どのくらいの時間がかかるかというシンプルな基準を設けています。 これが会社での仕事なら緊急度と重要度で仕分けをする人もいるでしょう。または会社と自宅の両方で仕事をしている人は自宅にインストールされてるツールを使わないとできない作業なのか？というような文脈もあるかと思います。
📅 今日のプランニングをする
では、次にやるべきタスクの中からどうやって今日やるタスクを「選択」していけばいいでしょうか？ 1つの解答として時間軸でタスクボリュームを大まかに把握して割り当てていくという手法があります。（タイムブロッキング） えてして人は時間の見積もりというものが苦手です。1時間で終わると思ってたものが3時間たっても終わらなかったり、逆に10分で終わったり。
タイムブロッキングの例
タスクの粒度や時間配分などはやればやるだけうまくできるようになるのでおすすめの方法です。
💡 デイリープランニングについての余談
タイムブロッキングはテンプレートで公開している手法ではあるのですが、実は僕にとっては全く効果のあるものではなくなってしまいました。それは僕が会社員ではなくなり、家庭の環境が変わったからです。 妻・子どもが家にいるとき、クリエイティブな作業をしている時は時間帯とタスクを決めても予定通りに実行できることは少ないです。タイムトラッキングやポモドーロタイマーも、子供が生まれてからはあまり意味をなさなくなりました。 逆に1日のうちにどこかですごく集中して、トータル2～3時間でも十分な成果が出るときがあります。 といった環境の変化もあり、最近はピン留め方式を採用しています。 やり方は簡単で、タスクにピン留めのチェックボックスプロパティを追加し、ピン留めしたタスクのみが表示されるフィルターのビューを作成するだけです。
ピン留めしたタスク
使い方は今日やるタスクと同じように、これだけは絶対完了させたいといったものだけを登録するイメージです。 これならプランニング通りに事が進まなかったとしても落ち込むことはないし、ピン留めを外すか完了するまでは残り続けるため確実に消化していくことができます。 文脈や優先度も意識することなく、究極にシンプルだと思いませんか？
🤔 次にとるべき行動がそうじゃなくなったら？
「インボックスには戻さない」の所で出たタスクの意味合いが変化したら？の話をします。 実際にGTDのタスク整理をしているとやりたい事が増えすぎていつまでたっても「次にとるべき行動リスト」が消化できないという経験を何度もしました。 これには以下のような理由があると考えます。
- タスクの選定が甘い
- 実行するまでに意味がなくなってしまった
この二つは密接に関係していて、タスクの選定が甘いからリストが増えて消化できなくなる。消化できないうちに必要のないタスクに変化してしまう。という事が起きているのかと思います。 やるべきではなくったのだとしたら「いつかやる／多分やる」リストに入れればいいと安易に考えそうですが、そもそもこの状態が不健全であると強く感じています。意思決定が2回働いているし、移動させたリストを見返すことは実践上ほぼないです。 そのため、そのタスクが本当に必要で重要なのかという判断ができるための仕組みが別で必要だという事を最近感じています。 それはタスクに潜む目標だったり、自分の人生の長期的な構想に紐づいているかといった判断ではないかという事です。 これは今制作中のテンプレートに大きく関わってくる話なので、それはまたその時お話しすることにします。
📊 週次レビューの変化
週次レビューはGTDの重要な概念で、意識的に仕事と生活のバランスを見直すことが推奨されています。 本来であればプロジェクトの見直し、カレンダーのチェック、いつかやる/多分やるリストのチェックなどを行うのですが、自分自身これすらも習慣化するのが難しく諦めました。 習慣化は極力ハードルを下げるのが有効という事で、今ではメモプロパティに記憶に残ったことを書き出していくだけという運用です。これでもギリギリ。恥ずかしいので全文はごめんなさい。
👋 おわりに
ということで、僕がNotionで実践しているGTDの手法と運用面での課題を解説させていただきました。 僕が公開しているGTDテンプレートはGTDの源流をリスペクトしつつ、Notionの特性であるデータベース機能を活かして改良を続けています。 以下の個人サイトで無料版も公開しているので是非手に取ってみてください。
最後まで見ていただき、ありがとうございました。