Notion データベース
データベースとは何か Excelやスプレッドシートとの違いデータベースの基本的な要素データベースの作り方データベースを作るときのポイントインラインフルページリンクドビューインラインとフルページの切り替え方法データベースビュープロパティテキスト数値セレクトマルチセレクトステータス日付ユーザーファイル&メディアURLメール電話番号数式リレーションロールアップ作成日時作成者最終更新日時最終更新者IDボタンビューレイアウトテーブルビューボードビュータイムラインビューカレンダービューリストビューギャラリービューソートとフィルターフィルターの強制機能リレーション機能グルーピングデータベーステンプレートテンプレートの作り方テンプレートの使い方自己参照フィルターロールアップ数式数式の例データベースロックデータベースのロックビューのロック高度なカスタマイズと設定サブアイテム依存関係タスクデータベーススプリントAIプロパティオートメーション
データベースとは何か
データベースとは、コンピューター内でデータを管理・保存するための仕組みやシステムを指します。
Notionのデータベースは、関連するページを整理するための「入れ物」のようなものです。各ページに同じ属性(プロパティ)を付与することで、データを分類・整理できます。この個々のページの集合体がデータベースとなります。
Excelやスプレッドシートとの違い
Excelやスプレッドシートが1つ1つのセルで計算してデータを管理するのに対し、Notionのデータベースは各ページに付与されたプロパティに基づいて情報を整理します。
データベースの基本的な要素
データベースの基本的な要素は以下の通りです。
データベースの基本的な要素
- プロパティ:各項目に異なる種類の情報を追加できます。テキスト、数値、選択リスト、日付、ユーザー、ファイル、URLなどがあります。
- ビュー:データベースを異なる形式で表示する方法です。テーブル、ボード、タイムライン、カレンダー、リスト、ギャラリーなどのビューがあります。
- フィルターとソート:情報をフィルタリングやソートすることで、必要なデータを素早く見つけられます。
- テンプレート:よく使うデータベース構造を保存し、新しいプロジェクトに簡単に適用できます。
- リレーションとロールアップ:異なるデータベース間で関連付けを行い、関連情報を一箇所にまとめることができます。
データベースの作り方
データベースの作り方を解説していきます。
データベースには3種類あり、それぞれスラッシュコマンド()で作成できます。
データベースの種類
- インライン:ページの中にブロックとして直接データベースを埋め込む方式
- フルページ:ページ全体をデータベースとして扱う方式
- リンクドビュー:既存のデータベースを別のページにリンクして表示する方式
データベースを作るときのポイント
まず、データベースを作成する際の重要なポイントをお伝えします。それは、「同じ属性を持つデータを同じデータベースに整理する」ということです。
例えば、本に関する情報を持つページは本のデータベースに入れ、旅行のデータベースには旅行関連のデータのみを入れます。このように、共通の特徴を持つページを同じデータベースにまとめることで、データベースの一貫性と使いやすさを向上させることができます。
インライン
インラインデータベースは、ページ内にブロックとして直接データベースを組み込む方式です。
インラインデータベースはひとつのブロックとして扱われるので、ページ内に他のブロックを追加することが可能です。
フルページ
フルページデータベースは、ページ全体をデータベースとして扱う方式です。
フルページデータベースは、ページ内に他のブロックを追加することができません!
リンクドビュー
リンクドビューデータベースは、既存のデータベースを別のページにリンクして表示する方式です。
インラインとフルページの切り替え方法
インラインデータベースとフルページデータベースの切り替えは、ブロックハンドル()をクリックすると表示されるメニューから「フルページに変換」または「インラインに変換」で変換できます。
データベースビュー
Notionのデータベースは、テーブル、ボード、タイムライン、カレンダー、リスト、ギャラリーという6つの異なるビューで表示できます。用途に応じてこれらのビューを切り替えることで、データを最適な形で管理・閲覧できます。
プロパティ
プロパティとは、データベース内の各項目に付加できる情報の種類のことを指します。
テキスト
テキストプロパティは、文字情報を入力するために用いられます。メモ、説明文、コメントなどの追加に特に役立ちます。
数値
数値プロパティは、数量や金額などの数値データを入力するために使用します。
セレクト
セレクトプロパティは、あらかじめ定義した選択肢から1つを選べるプロパティです。タスクの優先度やプロジェクトのステータス管理によく使用されます。
マルチセレクト
マルチセレクトプロパティは、複数の選択肢から二つ以上を選択できるプロパティです。
ステータス
ステータスプロパティは、タスクやプロジェクトの進行状況を示すのに使用します。例えば、「未着手」「進行中」「完了」といったステータスを設定できます。
日付
日付プロパティは、特定の日付や期間を入力するのに使用します。
ユーザー
ユーザープロパティは、特定のユーザーをデータベース項目に関連付けるために使用します。例えば、タスクの担当者やプロジェクトメンバーを割り当てるときに使用されます。
ファイル&メディア
ファイル&メディアプロパティは、ファイルや画像を添付することができます。
URL
URLプロパティは、ウェブサイトのリンクを入力するのに使用します。
メール
メールプロパティは、メールアドレスを入力するのに使用します。
電話番号
電話番号プロパティは、電話番号を入力するのに使用します。
数式
数式プロパティは、他のプロパティを利用して計算や条件付きの結果を生成します。タスクの進捗率の算出や予算の総計など、データの自動計算に特に有用です。
リレーション
リレーションプロパティは、他のデータベースと紐づけをできるようにするものです。
ロールアップ
ロールアッププロパティは、リレーションプロパティで連携したデータベースのプロパティを参照できるようにするものです。
作成日時
作成日時プロパティは、ページの作成日時を自動的に記録します。
作成者
作成者プロパティは、ページを作成したユーザーを自動的に記録します。
最終更新日時
最終更新日時プロパティは、ページが最後に編集された日時を自動で記録します。
最終更新者
最終更新者プロパティは、ページを最後に編集したユーザーを自動的に記録します。
ID
IDプロパティは、各ページに一意なIDを割り当てるために使用されます。
ボタン
ボタンプロパティは、特定のアクションを実行するボタンを追加することができます。
ビューレイアウト
Notionのデータベースには、6つのビューが存在します。データの性質に応じて変更すると使い勝手が良くなります。ここでは、ビューのレイアウトの詳しい設定方法とオプションを解説します。
テーブルビュー
テーブルビューは、データベースの内容をスプレッドシートのような表形式で表示します。各行が1つのページを表し、列はプロパティを表します。
ボードビュー
ボードビューは、データベースの内容をカンバンボードのような形式で表示します。
タイムラインビュー
タイムラインビューは、データベースの内容を時系列で表示します。
カレンダービュー
カレンダービューは、データベースの内容を月間や週間のカレンダー形式で表示します。
リストビュー
リストビューは、データベースの内容を縦長のリスト形式で表示します。
ギャラリービュー
ギャラリービューは、データベースの内容をグリッド形式で視覚的に表示します。
各項目がカードとして表示され、選択したプロパティや画像が表示されます。このビューは、視覚的な要素が重要な場合(例:製品カタログ、写真コレクション)に特に適しています。
ソートとフィルター
Notionのデータベースでは、ソートとフィルター機能を使用して、データを効果的に整理し、必要な情報を素早く見つけることができます。
ソート機能を使用すると、特定のプロパティに基づいてデータを昇順または降順に並べ替えることができます。
一方、フィルター機能を使用すると、特定の条件に合致するデータのみを表示することができます。
フィルターの強制機能
フィルターを適用したデータベースで新規ページを追加すると、そのフィルター条件に合わせて自動的にプロパティが設定されます。これにより、新しく追加されたページが既存のフィルター条件を満たすように作成されます。
リレーション機能
リレーション機能は、他のデータベースと紐づけができるようになります。
例えば、プロジェクトデータベースとタスクデータベースをリレーションで結びつけることで、各プロジェクトに関連するタスクを簡単に追跡できるようになります。
グルーピング
グルーピング機能は、データベース内のアイテムを特定のプロパティに基づいて視覚的に整理する方法です。これにより、関連するアイテムをまとめて表示し、データの構造や傾向を簡単に把握することができます。
例えば、プロジェクトごとにグループ化することで、作業の進捗状況や各メンバーのタスク量を一目で確認できるようになります。
データベーステンプレート
データベーステンプレートは、繰り返し使用するページを雛形として用意しておく機能です。ページを新規作成するときに、テンプレートを使用すると、あらかじめ必要な情報が入った状態で作成されます。
テンプレートの作り方
- ビューの右上にある下矢印ボタンをクリック
- 「新規テンプレート」オプションをクリック
- テンプレート編集画面が開くので、雛形を作成します
テンプレートの使い方
- 「新規」ボタンか下矢印ボタンをクリックして「テンプレートから作成」オプションを選択します
- 事前に用意されたテンプレートを選びます
- 雛形が適用された状態でページが作成されます
自己参照フィルター
テンプレート内で表示するリンクドビューデータベースに、テンプレートから作成したページをフィルタリング条件として設定することで、作成したページに関連する情報のみを表示できます。
例えば、プロジェクト管理テンプレートでは、各プロジェクトページに関連するタスクのみを表示することが可能になります。
ロールアップ
ロールアップは、リレーション機能を活用して、関連するデータベースの情報を集計し表示する機能です。
例えば、プロジェクトデータベースとタスクデータベースがリレーションで結ばれている場合、プロジェクトごとのタスクの合計数や完了率を自動的に計算して表示することができます。
数式
数式は、データベース内の情報を動的に計算し、表示することができます。
数式の例
数式の例
- 残りのタスク数
- 期限に応じたアイコン表示
データベースロック
データベースロックは、データベースやビューの内容や構造を保護するための機能です。この機能を使用することで、意図しない変更や編集を防げます。
ロックには、データベース全体をロックする方法と、特定のビューのみをロックする方法があります。
データベースのロック
データベース全体をロックする場合は、データベースの設定から「ロック」オプションを選択します。これにより、データベースの構造やプロパティの変更を制限できます。ただし、ロックされた状態でもデータの追加や編集は可能であり、必要に応じて管理者が設定を変更できます。
ビューのロック
ビューのロックは、特定のビューの設定や表示方法を保護することができます。ロックされたビューは、権限のあるユーザーのみが変更可能となり、他のユーザーは閲覧のみが許可されます。
高度なカスタマイズと設定
Notionのデータベースをより高度に使いたいという人に向けて、さまざまなオプションが提供されています。
- サブアイテム
- 依存関係
- タスクデータベース
- スプリント
- AIプロパティ
- オートメーション
サブアイテム
サブアイテムは、データベース内の項目をより細かく分類し、階層構造を作成するための機能です。例えば、親タスクと小タスクといった階層構造を作ることができます。
依存関係
依存関係は、データベース内のタスクやプロジェクト間の関連性を示す機能です。これにより、特定のタスクが完了しないと次のタスクに進めないといった、作業の順序や優先順位を明確に設定することができます。
タスクデータベース
タスク機能は、ホーム機能の追加に伴って導入された新機能です。データベースをタスクデータベースに変換すると、ホーム画面の「マイタスク」セクションでタスク一覧を確認できるようになります。
この機能の特長は、複数のデータベースを参照してタスクを一元管理できることです。
スプリント
スプリントは、アジャイル開発手法で使用される短期間の作業サイクルを指します。例えば、2週間のスプリントごとにタスクを割り当て、完了したタスクを追跡することで、プロジェクトの進行状況を明確に把握できます。
AIプロパティ
AIプロパティは、Notionの最新機能の1つで、人工知能を活用してデータベースの情報を自動的に分析し、新しい洞察を提供します。例えば、テキストの要約、感情分析、カテゴリ分類などを自動で行うことができます。
オートメーション
オートメーションは、データベース内の繰り返し作業を自動化し、効率を向上させる機能です。特定の条件が満たされた際に、自動的にタスクを作成したり、通知を送信したりすることができます。